Du bezahlst schon für KI, sie bringt dir nur keinen Umsatz.
Du verbringst deine teuersten Stunden mit Angeboten, Protokollen und Admin-Kram — Arbeit, für die dich kein Kunde bezahlt. Wir installieren die Systeme, die dir 10–15 Stunden pro Woche zurückholen.
Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen uns zwei deiner echten Aufgaben an und zeigen dir, wie dein System dort aussehen kann.
Kommt dir das bekannt vor?
Unbezahlt
Angebote, Protokolle, Analysen, Kalkulationen: Deine teuerste Zeit verbrennst du mit Arbeit, für die dich kein Auftraggeber bezahlt.
Lizenzen sind da
Copilot ist lizenziert, ChatGPT oder Claude läuft nebenbei — aber im Tagesgeschäft landest du doch wieder bei deiner alten Arbeitsweise. Du kratzt an der Oberfläche und weißt es auch.
Grenze erreicht
Du bist an der Kapazitätsgrenze. Mehr Kunden ginge nur mit mehr Leuten — und die findest du seit Monaten nicht.
Einzelkämpfer
Bisher hat nur einer was davon: du, abends, allein am Rechner. Dein Team würde mitziehen, aber ein System, das alle nutzen können, gibt es nicht.
Fühlt sich falsch an
Kundendaten durch ein US-Tool zu jagen fühlt sich falsch an — eine DSGVO-fähige Alternative kennst du nicht.
Output: Kraut und Rüben
Mal ist das Ergebnis top, mal Schrott — du kannst dich nie auf den Output verlassen. Manchmal erfindet die KI sogar Dinge oder lügt dich an.
Genau das hören wir von unseren Kunden in den Wochen vor unserer Zusammenarbeit fast immer. Fakt ist: Du und dein Team seid nicht das Problem. Du hast bisher nur noch nicht das Setup gefunden, das auf dein Business zugeschnitten ist.
Du glaubst, dir fehlt das richtige Tool. Oder die Zeit, dich einzuarbeiten. Also kaufst du die nächste Lizenz, schaust das nächste Video auf YouTube und nimmst dir vor, dich „demnächst mal richtig“ damit zu beschäftigen.
Wie lange geht das jetzt schon so?
Was in deinem Betrieb fehlt, ist ein System.
- Betrieb [bəˈtriːp]
- Substantiv, maskulin
Organisatorische Einheit, in der Menschen und Mittel zusammenwirken, um Leistungen am Markt anzubieten.
- System [zʏsˈteːm]
- Substantiv, Neutrum
Geordnetes Ganzes aus mehreren Teilen, die zusammenwirken, um einen gemeinsamen Zweck zu erfüllen.
- Betriebssystem [bəˈtriːpszʏsˌteːm]
- Substantiv, Neutrum
Beides zusammen: die Abläufe deines Betriebs, in Systeme übersetzt und in deinem Alltag installiert.
Betriebe zahlen für eine Copilot- oder ChatGPT-Lizenz — und nutzen sie als besseres Google.
Aus unserer ErfahrungWas einem Tool fehlt, damit daraus ein System wird:
Kein Kontext
Ein Tool kennt weder dein Firmenwissen noch deine Vorlagen noch deinen Ton. Jeder Prompt fängt bei null an. Deshalb ist der Output willkürlich und passt nicht zu deinem Anliegen.
Kein fester Ablauf
Dieselbe Aufgabe, jedes Mal ein anderes Ergebnis. Was du nicht wiederholen kannst, kannst du auch nicht abgeben — an niemanden im Team.
Kein Platz im Alltag
Ein Tool liegt neben deiner Arbeit, in einem zweiten Fenster. Ein System sitzt da, wo die Arbeit anfällt: im Postfach, im Kalender, in der Ablage.
Wissen war nie dein Engpass. Installation und Anwendung ist es.
Potenziale erkennen, Systeme installieren.
Diesmal schläft es nicht wieder ein: in fünf Schritten vom Tool zum System — installiert, angewendet, im Alltag verankert.
Verstehen
Wir schauen, wie dein Laden wirklich läuft — wo Zeit versickert und wo Geld liegen bleibt. Daraus entsteht die Liste der Aufgaben, die sich zuerst lohnen.
Installieren
Eine europäische, DSGVO-konforme KI-Zentrale, verbunden mit den Werkzeugen, mit denen du ohnehin arbeitest. Dein Firmenwissen liegt darin hinterlegt — damit nichts mehr bei null anfängt.
Systeme schaffen
Für jede wiederkehrende Aufgabe bauen wir ein System: Was geht rein, was kommt raus, in welcher Form. Derselbe Ablauf, dasselbe Ergebnis — auch beim zwanzigsten Mal.
Befähigen
Dein Team wird in die fertigen Systeme eingearbeitet: wer nutzt welches, an welcher Stelle im Tagesablauf, und woran man ein gutes Ergebnis erkennt. Danach arbeitet nicht mehr nur der Chef damit.
Umsetzen & dranbleiben
Die Systeme laufen im Alltag, nicht als Projekt. Wir bleiben dran: neue Aufgaben werden zu neuen Systemen — und wir filtern für dich, was von der wöchentlichen KI-Flut wirklich zählt.
Ab Tag 1 im Alltag nutzbar. Ziel: 10–15 Stunden pro Woche zurück — und Kapazität für mehr Kunden mit derselben Mannschaft.
Aus 15 Stunden Handarbeit werden 3.
4 Angebote, 8 Gespräche, eine 40-Stunden-Woche. Die Ausgangszahl stammt aus dem Eigen-Test eines Kunden: Kalkulation in 20 Minuten statt in zwei Stunden. Den Rest kannst du selbst nachrechnen.
So kann dein Betriebssystem aussehen.
Mit betriebssystem.ai bauen wir dir einen Ort, von dem aus du deine KI-Systeme steuerst. Dort installieren wir einzelne, in sich fertige Systeme — jedes löst eine konkrete Aufgabe, die dich heute Zeit kostet.
Eine Zentrale, EU-gehostet,
verbunden mit deinen bestehenden Tools
Angebots-System
Aus Briefing oder Gesprächsnotiz entsteht ein fertiges Angebot in deinem Format — kalkuliert, formuliert, versandfertig. Minuten statt Stunden, und jedes Mal in derselben Qualität.
Protokoll-System
Meetings, Telefonate und Vor-Ort-Termine dokumentieren sich selbst: Zusammenfassung, Aufgaben, Entscheidungen. Alles wird abgelegt, bleibt jederzeit abrufbar — und die anderen Systeme greifen darauf zu.
Datenextraktion
Unstrukturierte Quellen werden sauber aufbereitet und die relevanten Daten herausgezogen — in genau dem Format, in dem du sie weiterverarbeitest.
E-Mail-Outreach
Erstansprache, die nicht nach Vorlage klingt: recherchiert, personalisiert, automatisch verschickt. Du führst die Gespräche — ums Verschicken kümmerst du dich nicht mehr.
Lead-Generierung
Statt Listen zu kaufen: Das System sucht laufend genau die Unternehmen und Ansprechpartner heraus, die zu deinem Angebot passen — nach deinen Kriterien.
Hier könnte dein System stehen
Welche Aufgabe frisst bei dir die meiste Zeit? Genau dafür bauen wir das nächste.
Jedes System steht in rund zwei Wochen — dein Aufwand dabei: maximal vier Stunden. Zusammen sind sie dein Betriebssystem.
Passende Systeme finden →Drei weitere Wege, mit uns zu arbeiten.
Nicht jeder braucht gleich ein ganzes Betriebssystem. Welcher Weg zu dir passt, klären wir im Gespräch — nicht vorher auf einer Preisliste.
Team-Enablement-Reihe
4 Live-Sessions im 2-Wochen-Takt — dein Team lernt an echten Aufgaben, nicht an Folien. Mit Challenges zwischen den Terminen und Aufzeichnungen für alle, die nicht dabei sein können.
- Kennenlerngespräch & Zielklärung
- 4 Live-Sessions à 2,5 Stunden inkl. Übungen
- Aufzeichnung aller Sessions
- Begleitmaterial & Start-Prompt-Bibliothek
- Feedbackgespräch nach Abschluss
Der KI-Begleiter
Laufende Betreuung über mehrere Monate — wir setzen gemeinsam um, was bei dir den größten Hebel hat. Kein Projekt mit Enddatum, sondern kontinuierliche Optimierung.
- Kickoff mit Prozess- & Datenschutz-Architektur
- Wöchentliche Calls & Umsetzung zwischen den Terminen
- DSGVO-konforme Systeme, professionell eingerichtet
- Schulung für weitere Teammitglieder inklusive
- Use Cases entstehen aus deinem echten Alltag
Done4You Umsetzung
Du hast konkrete Use Cases, die du einfach umgesetzt haben willst? Wir übernehmen das — von der Konzeption bis zum laufenden System. Kein Selberbauen, kein Einarbeiten.
- Wir setzen deine Use Cases direkt um
- Fertige Systeme, auf deinen Alltag zugeschnitten
- DSGVO-konform, europäische Infrastruktur
- Übergabe inkl. Einweisung — läuft ab Tag 1
Was unsere Kunden sagen.
„KI ist ein Thema für alle – auch für ein sehr spezielles Produktionsunternehmen wie unseres. Ich habe mitgenommen, dass man nicht alles selbst machen muss: Man kann sich Dinge erarbeiten lassen und dann mit dem Ergebnis weiterarbeiten. Und dass es nicht das eine Tool für alles gibt, sondern professionelle Lösungen für unterschiedliche Anwendungsbereiche – super erklärt, inklusive einer tollen Lernplattform dazu.“
„Der Tag hat mir gezeigt, wie wichtig KI ist! Ich habe den Eindruck, dass ich heute einen großen Schritt nach vorne gemacht habe. Ich habe Stand jetzt nicht nur Ideen, sondern dank euch eine Möglichkeit, wie ich meine Themen jetzt konkret umsetzen kann. Dadurch, dass ich von euch betreut werde, habe ich den Eindruck, ich bin nicht ganz alleine, sondern kann mit euch gemeinsam wachsen.“
„Vorher war es wirklich ein blinder Fleck – jetzt verstehe ich die Zusammenhänge. Ihr seid tief drin und am Zahn der Zeit. Wir haben schon die ersten Agenten selbst eingerichtet. Ihr habt die große Angst genommen.“
Strategie trifft Umsetzung
Cedric Wittkowski
Der MacherVerantwortlich für den operativen Part: Systeme bauen, installieren, dein Team befähigen. Cedric kommt aus der Prozessautomatisierung — vier Jahre lang hat er Abläufe für Selbstständige und kleine Unternehmen automatisiert, bevor KI dazukam. Sein Maßstab ist derselbe geblieben: Es läuft ab Tag 1, und dein Aufwand beim Aufbau bleibt klein. Er sorgt dafür, dass es nicht bei Folien bleibt.
Dr. Hubertus Porschen
Der StrategeVerantwortlich für den strategischen Part: Positionierung schärfen, Geschäftsmodelle weiterdenken, die richtigen Hebel finden. Elf eigene Gründungen, promovierter Volkswirt, drei Jahre Bundesvorsitzender der Jungen Unternehmer — und seit 2013 über 600 Keynotes, ausschließlich vor Mittelständlern. Sein Buch „Digitaler Suizid“ sagt schon seit 2018, woran es hierzulande wirklich scheitert: nicht an der Technik, sondern an fehlender Handlungsbereitschaft. Daraus stammt die Regel, nach der wir arbeiten — 30 Prozent Technologie, 70 Prozent Kultur.
Ob Tages-Workshop, Team-Enablement oder laufende Betreuung — die Form folgt dem, was du brauchst, nicht umgekehrt.
Lass uns das an zwei deiner echten Aufgaben anschauen.
Im Gespräch zeigen wir dir konkret, welche Systeme bei dir den größten Hebel haben — und wie dein Betriebssystem aussehen würde.
FAQ
In welcher Form arbeiten wir zusammen?
Unterschiedlich — je nachdem, wo ihr steht und welche Systeme für euch relevant sind. Das kann eine einmalige Umsetzung sein, ein 1:1-Workshop, ein Enablement fürs ganze Team oder eine laufende Begleitung über mehrere Monate. Welche Form zu euch passt, entscheiden wir gemeinsam im Gespräch.
Ist das sicher für unsere Kundendaten?
Wir arbeiten mit europäischen, DSGVO-konformen Systemen. Datenschutz ist bei uns kein Einwand, sondern die Grundlage — inklusive interner Zugriffsrollen, damit nicht jeder im Team alles sieht.
Wir haben schon Copilot, ChatGPT oder Claude — brauchen wir etwas Neues?
Wir bauen, wenn möglich, auf dem auf, was ihr schon habt. Je nachdem, welche Herausforderungen anstehen und welche Systeme es dafür braucht, kann ein zentrales Tool dazukommen.
Wie schnell sehen wir etwas im Alltag?
Das hängt davon ab, welche Systeme für euch im ersten Schritt sinnvoll sind. Aus unserer Erfahrung stehen sie innerhalb der ersten zwei Wochen — und sind ab Tag 1 im Arbeitsalltag nutzbar.
Was, wenn wir sehr individuell arbeiten?
Genau deshalb schauen wir erst, wie euer Laden wirklich läuft, bevor irgendetwas installiert wird. Die meisten stellen dann fest, dass 80 % ihrer Arbeit wiederkehrenden Bausteinen folgt.